为了加强公司对各部门、各分公司及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。
第一条 本制度适用于公司所属各部门、各分公司及所有工程项目部。
第二条 备用金范围
1.采购员零星采购备用金。
2.个人因公出差零星开支备用。
3.经常性的零星开支备用金。
4.工程项目兼任财务人员备用金。
5.其他备用金。
第三条 实行备用金制度，有利于各部门、分公司及各工程项目部工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率。但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。
第四条 备用金借款和报销手续程序
1.工作人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”，并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，审核无误后办理付款手续。
2.借款人员完成业务后应在3日内填写“报销单”，并经部门经理审批后，将“报销单”交财务计划部会计审核，财务计划部会计审核无误后签字，经财务负责人、副总裁审批签字后，到财务计划部出纳员处办理报销手续。
3.财务计划部应当按照借款部门、借款日期、借款人、用途、金额、报销日期建立备用金台账，并按月及时清理。
4.借款人办理报销手续时，财务计划部会计人员应查阅“备用金”台账，查明并批注原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，开具内部收据及时收回余额以结清原借款项。
5.因业务原因长期借用备用金的人员可由财务计划部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设置备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。
6.定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。
7.分公司、工程项目部财务人员于每月月末对本部门备用金进行实地盘点，编制《现金盘点表》；分公司及工程项目部于每月5号之前向公司总部上报上月备用金使用情况。
第五条 备用金额度
1.采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5 000元；超过5 000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料、采购合同，按规定的程序，经审核批准后，到公司财务计划部办理货款支付、结算手续。
2.备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合，定额借款必须由部门负责人签字，财务副总裁批准。
3.因紧急状况，无法完成签字审批的不超过2 000元的小额零星借款，借款人应通过《××公司网络办公规定的程序》进行网上审批，说明借款原因、金额，事后及时补签借款单；2 000元以上临时借款必须经部门负责人签字，财务负责人、副总裁批准后，出纳人员方可办理付款手续。
4.员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，不得无故多借备用金。
5.其他借款，根据实际情况核定金额。
第六条 备用金使用审批权限
备用金使用由副总裁签字批准，财务副总经理签字审批，部门负责人对备用金借款承担责任。
第七条 借用备用金的人员应在当月内冲账，不得无故拖延，如借款未清完，不发放当月工资。
第八条 所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。
第九条 本制度由公司财务计划部负责解释和修订。
第十条 本制度自下发之日起实施。
