行政处罚决定书（以下简称决定书）是行政管理机关针对当事人的违法行为，在经过调查取证掌握违法证据的基础上，制作的记载当事人违法事实、处罚理由、依据和决定等事项的具有法律强制力的书面法律文书。决定书一经下达即具有法律强制性和对当事人的约束力。决定书就像一盘菜一样，前期所有的立案、调查取证、审核、下达先行告知，都是为了最后端出决定书这盘菜。如果最后火候掌握不到位，即使前期各个环节、程序做得再好，依然不会制作出一份高质量的决定书来。同时，决定书质量的高低，直接体现着执法人员的水平和办案机关的能力，也关系到对当事人合法权益的保护。
如何制作高质量的决定书呢？笔者总结了四点，以供参考。一是要用词规范；二是要论述准确；三是要说理充分；四是要结构合理。
一、用词规范
1、很多办案人员在书写决定书内容时，用词不够规范严谨，没有完全做到去口语化表达，把口头交流用语直接落在了正式文书上面，想当然的增加字或者减少字，结果表述不清，甚至产生歧义。
比如，把“＊＊市市场监督管理局”写成了“＊＊市市场局”、“＊＊经贸有限公司”写成了“＊＊公司”、“＊＊市人民政府”写成了“＊＊市政府”。而“＊＊新区”则写成了“＊＊市新区”、“＊＊海关”则写成了“＊＊市海关”。再比如，“接到了总局的某某线索”，请问这个“总局”是国家体育总局还是国家税务总局亦或是国家市场监督管理总局？“沙区市场监督管理局”的这个“沙区”是大连市沙河口区还是重庆市沙坪坝区？亦或是别的什么地方的“沙区”？等等。
2、很多办案人员在决定书中往往复制粘贴了案件调查终结报告的内容，复制粘贴之后没有认真检查其中内容是否合适，当然有的办案人员也会认为这样的表述并无问题，从而在决定书上继续使用了“建议”“涉嫌”“拟”等词。在案件调查终结阶段，办案人员只有对案件处理结果的建议权而没有最终的决定权。在此阶段，以办案人员的名义向单位负责人提出处罚意见，所以在调查终结报告中使用的是“建议”“涉嫌”“拟”等词。而在作出处罚决定阶段则是案件经过调查取证已经查证属实，办案人员根据查证属实的事实以行政机关的名义作出的最终决定，这个时候就不能使用“建议”“涉嫌”“拟”等词，而是要使用“决定”。
二、论述准确
1、书写决定书时，不要去写一些与案件无关的内容，去论述与案件无关的事，所有的论述和表达都要紧紧围绕案件本身来展开。要把握这样一个原则和标准，凡是写在决定书上的内容都是与案件有关的并且一句都不能少，凡是与案件无关的话一句也不写。
比如，我们对当事人的处罚是无证无照违法行为时，就不要去论述与案件无关的当事人所售商品进货价是多少、售出价是多少、货值金额是多少，等等。比如我们对当事人的处罚是食品违法行为，在只需认定当事人违法金额时，就不要花大篇幅甚至不用去论述当事人的从业资格证照什么时候取得、在哪里取得以及注册资本金等与案件关联度比较小或者与案件无关的环节。
再比如，如果处罚对象是甲公司的话，就要紧紧围绕与甲公司有关联的内容和证据去论述，而不应论述与案件无关的乙公司甚至是丙公司。办案人员为了完全查清甲公司的违法行为，可能在调查取证过程中调查了“100个点”，在这“100个点”中，只有“70个点”跟甲公司有关系并且这“70个点”完全可以证明甲公司的违法行为。那么剩下与本案无关的30个“点”就不要写在决定书上。实践中，很多办案人员则事无巨细的把与本案无关的剩下的“30个点”也写到了决定书上，最后论述了与本案毫无关系的乙公司甚至是丙公司。这完全是画蛇添足，毫无意义，更是降低了决定书的质量。
2、决定书所记载的内容，都需要有其他证据来佐证，凡是没有证据证明的内容，都不能写上去。我们办理的所有案件，一切要以证据来说话，必须做到证据确实充分。证据能证明到哪里，就处罚到哪里，证据能证明什么，就处罚什么。要对证据进行分类、归纳和总结，要符合证据的“三性”原则，即客观性、关联性、合法性，所有的证据要形成完整的证据链条，相互印证。
三、说理充分
现今推行说理式的决定书，所谓说理式决定书是指将法律的普遍规定同具体的案件事实结合起来，将当事人的违法行为与法律预设的条件相对照的从一般到特殊的演绎推理过程。说理式决定书的一个重要特点是，除了办案人员和审核人员之外，即使与案件无关的第三人看了决定书后也能一目了然案件的基本事实、违法行为、法律适用、自由裁量、处罚决定等信息。
办案人员在书写决定书内容时，要按照说理式要求去描述案件的基本事实和基本情况，尽量不用结论性用语。比如在描述当事人账目管理情况时，应这样描述，“当事人没有建立进货台账和出货台账，无法说明购销情况”，而不应直接表述成“当事人账目管理混乱”。
同时，还要尽量去论述决定书内容的基本逻辑关系，让人能看得懂、看得明白、看得真切。比如我们的处罚对象是乙公司食品违法行为，乙公司原料从甲公司购进，而甲公司原料并无问题，我们在描述甲公司原料为合格产品时，不应表述为“甲公司证明了其销售给乙公司的原料是合格产品”，原料是不是合格产品甲公司自己能证明吗？当然不能。正确的表述应是“甲公司提供了由某某检验检测机构出具的某某原料的合格检验报告”。只有有资质的检验单位出具的合格检验报告才能证明原料为合格产品。除此之外，均无他法。
再比如，在查处涉嫌违法地图广告时，需要弄清楚涉案地图是否符合规范要求，办案机构请自然资源局协助对问题地图进行鉴定，这时不应简单表述为“我局请自然资源局对问题地图进行了鉴定”，而应表述成“我局请地图行政管理部门自然资源局对问题地图进行了鉴定”。为什么请自然资源部门对问题地图进行鉴定而不是其他部门？因为自然资源部门是地图的行政管理部门，这个内在逻辑关系一定要论述清楚。
四、结构合理
总局的文书格式范本及使用指南对决定书的结构作出了一般规范，但是实践中，由于行政处罚的种类较多，形式多样，基本结构并非一成不变，很多办案人员在制作决定书时经常会出现一些结构上的问题，该论述的没有论述清楚，不该论述的反而洋洋洒洒，从而造成了结构上的“硬伤”。
1、比如，在决定书中应当记载履行告知义务的内容，告知当事人拟作出的处罚内容及事实、理由和依据以及依法享有陈述、申辩和要求举行听证（如果需要听证的话）的权利。如果当事人提出陈述、申辩和听证意见，还要把当事人陈述、申辩和听证意见，以及复核情况和理由一并在决定书中表述。实践中，我们的办案人员并未在决定书中记载履行告知，即使履行了告知义务，亦未将当事人提出的陈述、申辩和听证意见以及办案机构是否采纳的理由在决定书中作以表述。
再比如，如果要给予当事人罚没款处罚时，需要同时在决定书上作出如下表述“当事人自收到本行政处罚决定书之日起15日内，依据《缴款通知书》到银行缴纳罚款，逾期不缴纳罚款的，本局将根据《行政处罚法》第七十二条的规定，每日按罚款数额的百分之三加处罚款并依法申请人民法院强制执行。”实践中，给予当事人罚没款处罚的并未作此表述，没有给予罚没款处罚的，却在决定书中载入了这一段。
2、在做出决定内容部分，一般表述为“综上所述，决定对当事人作出如下处罚”。这时，如果要求当事人“责令改正”的话，则不能在“作出如下处罚”下面进行表述，因为“责令改正”并非行政处罚的种类。按照总局最新的文书格式，应表述为“现责令当事人改正上述违法行为，并决定处罚如下”。在表述罚款金额时，实践中，往往表述为“处罚款人民币＊＊元”，这里的“处”和“人民币”都是多余的，正确的表述应该是“罚款＊＊（大写）元（小写＊＊元）”。
